Как сдать отчеты пенсионный фонд. Электронный документооборот

Всю отчетность за работников можно разделить на три категории:

  1. Отчетность в ИФНС (Налоговая служба);
  2. Отчетность в ПФР (Пенсионный фонд);
  3. Отчетность в ФСС (Фонд социального страхования).

Отчетность в ИФНС

Среднесписочная численность работников

По итогам каждого года все ИП и организации (независимо от выбранной системы налогообложения) обязаны подавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности своих работников (СЧР).

При расчете среднесписочной численности довольно много нюансов. Так, например, в отчете не нужно учитывать внешних совместителей, а также сотрудников, работающих по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).

Справка по форме 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ составляется по каждому работнику и сдается в ИФНС по итогам года, в срок до 1 марта (новый срок с 2020 года). В ней необходимо отразить сведения по всем сделанным сотруднику выплатам, предоставленным налоговым вычетам и удержанным суммам подоходного налога .

Нередки случаи, когда справка 2-НДФЛ может понадобиться непосредственно и самому сотруднику, например, при оформлении кредита, устройстве на новую работу или подаче декларации 3-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для работодателей. Его должны сдавать организации и ИП с работниками, начиная с 1 квартала 2016 года.

В отличие от справок 2-НДФЛ (оформление которых никто не отменял) форма 6-НДФЛ составляется не отдельно по каждому сотруднику, а по всей компании или ИП в целом.

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам – это относительно новый вид отчетности для всех работодателей. По нему обязаны отчитываться все организации и ИП с работниками начиная с 1 квартала 2017 года.

Новый отчет включает в себя сведения обо всех уплаченных работодателем страховых взносах за своих сотрудников (кроме взносов на травматизм, данные по которым включаются в отчет 4-ФСС).

Отчетность в ПФР

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ – это новая форма отчетности в ПФР для работодателей. Ее необходимо сдавать за год.

Отчет по форме СЗВ-М

Отчет по форме СЗВ-М – это новая ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей. Её необходимо сдавать начиная с апреля 2016 года (в том числе за сотрудников работающим по договорам ГПХ).

Отчетность в ФСС

По итогам каждого квартала все работодатели должны сдавать в фонд социального страхования отчет по форме 4-ФСС. На его основании фонд возмещает работодателю часть сумм страховых выплат сотруднику.

С 1 января 2017 года в указанный расчет включаются сведения только по травматизму и профзаболеваниям.

В 2020 году срок сдачи отчетности в ФСС зависит от её формы. 4-ФСС в электронной форме необходимо подавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а расчет на бумажном носителе – не позднее 20 числа.

Предпринимательская деятельность связана не только с производством, товарооборотом и оказанием услуг, но и с уплатой налогов, составлением и сдачей отчетных документов в различные государственные органы, одним из которых является Пенсионный Фонд России.

Сдача отчета в Пенсионный фонд – обязанность любого предприятия, в том числе и индивидуального, в штате которого находится хотя бы один сотрудник. Индивидуальным предпринимателям, не использующим труд наемных сотрудников, сдавать отчет в Пенсионный фонд не требуется.

Предприниматель, в штате которого состоят наемные сотрудники, выступает их страхователем и сдает отчет в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.

Предоставление отчетных документов предприятием, в штате которого насчитывается более 50 человек, осуществляется только в электронном виде.

Напомним, прежде чем говорить, каким образом подготовить документы и как сдать отчетность в ПФР, что срок подачи отчетных документов приходится на 15-е число второго месяца, следующего за отчетным периодом.

К примеру, для отчетного периода 1 квартала текущего года предельным сроком подачи отчетной документации будет 15 мая. Подать документы в установленный срок очень важно, поскольку в ином случае предприятие может быть подвергнуто штрафным санкциям.

Зарегистрировав пакет документов, можно вносить исправления и поправки в отчет. Таким образом, главным в регистрации является не наличие составленного и завершенного отчета, а своевременная подача пакета документов для их регистрации.

Первоначальный пакет документов может быть скорректирован впоследствии с помощью дополнительных отчетных форм и корректировок, а промедление в подаче отчетной документации даже на один день, несомненно, чревато наложением санкций.

Существует несколько способов подачи документов в Пенсионный фонд. Самым популярным в современном ведении бухгалтерии является отправление отчетов по электронной почте или любым другим способом связи.

В случае предоставления документов онлайн необходима каждого отдельного файла. Отправляя отчет, стоит убедиться у оператора связи, что документы прошли регистрацию в ПФР, а затем сохранить протокол принятия.

Это позволит избежать штрафов в случае системных ошибок. По истечении четырех рабочих дней Пенсионный фонд известит о приеме документов, что является свидетельством приема отчета в работу этой организацией.

Получив сообщение об отказе в приеме, следует отправить с исправлением ошибок, однако это уже не повлечет за собой штрафных санкций и взысканий, так как сроком сдачи отчета является момент его отправки, подтвержденный оператором связи.

Отчет отправки может быть получен в течение двух суток. Наличие бумажной копии отчета при электронной подаче документов не требуется, однако в случае корректировки данных они могут быть востребованы.

Перед тем как сдавать отчет в Пенсионный фонд в электронном виде, используя сеть Интернет, необходимо обратиться в управление пенсионного фонда по месту регистрации. Для юридического оформления требуется подписание соглашения страхователя с УПФР.

После оформления документов и подключения для документооборота между предприятием и Пенсионным фондом появляется возможность отправлять .

К основным преимуществам такого способа сдачи отчета в ПФР следует отнести:

  • данные сохраняются на сервере и могут быть распечатаны в любой нужный момент;
  • корректировка и исправление ошибок не требуют приложения особых усилий;
  • получение отчета от Пенсионного фонда о принятии документации в работу или отправке ее на доработку.

Для того чтобы лично подать документы в Пенсионный фонд, необходимо предоставить две копии отчета в бумажном и электронном виде на съемном носителе (флэш-карте). На одном из бумажных экземпляров ставится печать и подпись сотрудника, занимавшегося регистрацией.

Информация с электронного носителя будет подгружена в базу ПФР на следующий рабочий день, однако датой сдачи отчета считается день подачи документов. Подтверждением факта сдачи является печать фонда и проставленная дата приемки.

Своевременная подача документации гарантированно защитит от взыскания штрафа даже в случае утери бумажных копий или системных сбоев.

Для индивидуальных предпринимателей и предприятий с количеством сотрудников менее 50 человек возможна подача документов только на бумажном носителе, без предоставления отчета на флэш-карте.

Третий способ подачи документов – отправка заказного письма в ПФР. В данном случае сроком сдачи отчета будет считаться день отправки письма. Независимо от того, сколько времени пройдет до момента получения отчета сотрудниками ПФР, штрафных санкций не последует. Гарантией этого является квитанция, свидетельствующая о своевременной отправке.

Корректировка отчета, исправление ошибок и внесение поправок выполняются без наложения штрафных санкции. Откорректированная отчетность предоставляется в течение двух недель с момента получения протокола об ошибке.

Введение единой формы отчетности

С 2014 года внесены изменения и поправки в правила подготовки и сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд.

Для пользователей программы 1С Бухгалтерия о новых изменениях сразу становится известно благодаря ее автоматическому обновлению. Новая форма в значительной мере упростит всю административную процедуру, связанную со страховыми органами.

Все организации должны представлять отчет в ПФР ежеквартально, даже при отсутствии выплат сотрудникам. Такая форма отчетности называется нулевой и должна быть представлена в Пенсионный фонд также в установленные сроки.

Как сдать отчет в ПФР правильно

Во избежание ошибок и последующих корректировок, следует придерживаться правил, изложенных в административных регламентах по приему отчетности. Несомненно, подготовку и создание документов необходимо поручать профессиональному бухгалтеру.

Индивидуальные предприниматели, ведущие бухгалтерию и документооборот самостоятельно, могут избежать ошибок, руководствуясь правилами и установленным порядком сдачи отчетности в Пенсионный фонд.

Одной из распространенных причин отказов в приемке отчета в ПФР является отсутствие у лица, подписывающего документы, доверенности от руководителя. Если доверенность оформлена, прежде чем отправляться в Пенсионный фонд, необходимо убедиться в ее действительности, проверив сроки действия.

На бланках отчетности, в случае сдачи на бумажных носителях, обязательно должна иметься печать, а при отправке документации через Интернет – электронная подпись.

Перед отправкой отчета в можно проверить его на наличие технических ошибок с помощью различных программ.

При отправке формы по телекоммуникационным каналам связи оператор приема документации в Пенсионный фонд может осуществить проверку на совместимость программ.

В случае обнаружения ошибок необходимо скорректировать формат документа и представить его в ПФР в надлежащем виде.

Соблюдение подачи отчетной документации в Пенсионный фонд поможет избежать штрафов и позволит вести бухгалтерский учет в соответствии с законодательными актами, регламентирующими работу организаций и предприятий.

Инициатива, обязывающая работодателей сдавать отчетность в ПФР ежемесячно, была выдвинута Минтруда еще в 2015 году. Министерство экономического развития РФ ее не поддержало, обосновав такую позицию тем, что для предпринимателей это будет означать увеличение расходов и обязанностей. По мнению экономистов, прежде всего нагрузка усилится на бухгалтерские службы, которые занимаются составлением и сдачей отчетности. Соответственно, неизбежны повышение затрат на их содержание, а также необходимость расширения штата специалистов или привлечения аутсорсинговых компаний.

Несмотря на то, что инициатива Минтруда не получила одобрения у экспертного сообщества и правительственных экономистов, накануне 2016 года президент все же подписал , который устанавливает ежемесячную отчетность в ПФР с 2016 года.

Зачем вводится ежемесячная отчетность в ПФР?

Согласно Федеральному закону от 29.12.2015 № 385-ФЗ, с 1 января 2016 года приостанавливается индексация пенсий работающих пенсионеров. Если пенсионер прекращает работу, то страховая пенсия и фиксированная выплата к ней выплачиваются с учетом индексации и других корректировок, которые были в период работы.

На сайте ПФР объясняют, что ежемесячная отчетность в ПФР с 2016 года — необходимое нововведение, которое поможет реализации закона. С помощью такой отчетности можно будет установить, продолжает ли работать пенсионер. Процедура избавит людей пенсионного возраста от необходимости посещения территориальных органов ПФР для подачи заявления о возобновлении индексации страховой пенсии. Именно для того, чтобы Пенсионный фонд автоматически выявлял факт работы пенсионера, работодателю самому придется подавать необходимую информацию.

Важно отметить, что ежемесячная отчетность в ПФР с 2016 года не заменяет собой ежеквартальную, а является дополнительной. То есть представление ежеквартальной единой отчетности (по форме РСВ-1) никто не отменяет.

Штраф за несвоевременную сдачу отчетности

Страхователь рискует быть оштрафованным в случае нарушения сроков подачи сведений либо подачи недостоверной или неполной информации. Размер санкций составит 500 руб. за каждого работника.

Порядок взыскания установлен «О страховых взносах в Пенсионный фонд российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Ежемесячная отчетность в ПФР: кто и как должен сдавать

Нововведение коснется всех работодателей. Они должны будут представлять сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, даже о тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера.

Сроки сдачи отчетности — не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Страхователям нужно представлять упрощенную отчетность, которая включает сведения о работающем застрахованном лице: фамилия, имя и отчество, СНИЛС, ИНН.

Закон, согласно которому вводится ежемесячная отчетность в ПФР, начинает действовать с 1 апреля 2016 года. Следовательно, первую отчетность нужно сдать за апрель 2016 года. В ПФР она должна поступить не позднее 10 мая 2016 года.

Отчетность в электронном виде должны представлять компании со среднесписочной численностью работников за 2015 год более 25 человек. Все остальные вправе выбрать, как им удобнее сдавать ежемесячную отчетность — в электронном виде или на бумаге.

Форма ежемесячной отчетности в ПФР

Новая форма ежемесячной отчетности в ПФР получила название СЗВ-М («Сведения о застрахованных лицах»).

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПФР в 2016 году

* Внимание! Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то он переносится на ближайший рабочий день.

В статье 431 НК РФ установлено, что все плательщики, среднесписочная численность которых превышает 25 человек, обязаны отчитываться в цифровом виде. Остальные страхователи с численностью менее 24 сотрудников отчитываются электронно по желанию. Для электронных отчетов это условие установлено в ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 (с изменениями).

Сдача отчетности в электронном виде в ПФР, ФСС и ФНС через Интернет обязательна для бюджетных организаций со штатной численностью сотрудников больше 25 человек.

Какую отчетность сдают электронно

В 2019 году требуется бесплатно отправить через интернет отчеты в ПФР, ФСС и ФНС:

  1. Периодическую информацию о застрахованных лицах. ежемесячно. Срок — до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
  2. Годовой отчет о стаже сотрудников. Отправить данные сведения следует не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Обязанность сдавать информацию появилась только в 2017 и закреплена в п. 2 ст. 11 27-ФЗ от 01.04.1996. Бланк этого отчета еще не утвержден.
  3. Информация о дополнительных взносах на застрахованных лиц. Некоторые страхователи платять дополнительные страховые взносы по своим работникам по закону от 30.04.2008 № 56-ФЗ. Например, при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии на основании приказа, коллективного договора или заявления сотрудника. Отчитываться следует по форме ДСВ-3 не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
  4. Информация по запросу Пенсионного фонда. Например, о стаже застрахованных лиц до 01.01.2002. Такие сведения предоставляются в отделение ПФР, отчетность , содержит информацию о стаже физических лиц до 31.12.2001.
  5. Корректирующие формы за предшествующие периоды. Сдать придется, если работники Пенсионного фонда обнаружат расхождения или ошибки в отчетах, либо организация самостоятельно выявит неточности. Обязанность бесплатно сдать отчет в ПФР через интернет по страховым взносам не отменена, несмотря на то, что теперь страховое обеспечение администрирует ФНС. Корректировку предоставляйте в территориальное отделение фонда, сотрудники ПФ РФ сами отправят нужную информацию налоговикам.

Штрафы за нарушения по электронно отчетности

Штраф за просрочку или неправильное заполнение отчетности — 500 рублей за каждого работника.

Если организация обязана отчитываться электронно, но сделала это в бумажной форме, то штраф составит 1000 рублей.

Как сдать отчет в ПФР в электронном виде

  • бесплатная программа от Пенсионного фонда;
  • заполнение бланка прямо на сайте ПФР;
  • специализированные онлайн-сервисы и бухгалтерские программы(платно!).

Пенсионный фонд предлагает страхователям перейти на электронный документооборот. Чтобы бесплатно отчитаться по утвержденным формам, заключают специальное соглашение с территориальным отделением Пенсионного фонда. На руководителя организации должна оформляют цифровую подпись, которая удостоверяет предоставленную отчетность и сведения. На официальном сайте Пенсионного фонда есть инструкция по передаче отчетности в ПФР в электронном виде. Подключение электронного документооборота позволяет экономить время на отправку отчетов, получать протоколы проверки по каналу связи, исключить дублирование бланков на бумажных носителях.

От бюджетной организации понадобится:

  • e-mail;
  • электронная подпись;
  • соглашение с Отделением ПФР об обмене цифровыми документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Практически все бухгалтерские программы оснащены возможностью передачи отчетов через Интернет. Уточняйте порядок и стоимость услуг у компании-разработчика.

В обязанности работодателей входит ежемесячное перечисление взносов на страхование на счет Пенсионного фонда. Они также должны предоставлять отчетность в ПФР по таким взносам, а также информацию о персонифицированном учете на каждого подчиненного . Какой формы должен быть отчет ? Какой порядок его предоставления предоставлен законодательством? Об этом далее.

Кому необходимо отчитываться

Отчитываться обязаны все работодатели, которые выплачивают работникам заработную плату или иной вид вознаграждения.

Отчетность в Пенсионный фонд обязаны передавать:

  1. Индивидуальные предприниматели.
  2. Организации.

При этом количество подчиненных не имеет значения. Даже в случае, когда в штате числится один сотрудник, с которым подписан трудовой договор или соглашение гражданско-правового характера, где содержатся пункты о страховании.

Чтобы отчитываться, страхователю требуется пройти регистрацию в . Предоставлять эти данные нет необходимости предпринимателям, в которых нет наемных сотрудников.

Важно! Правительство избавило необходимости сдавать отчетность самозанятой категории населения. Речь идет об адвокатах, нотариусах, индивидуальных предпринимателях, у которых нет подчиненных , и т. п.

Какой порядок предусмотрен для сдачи отчетности

Правительство разработало несколько форм документов, которые применяются для передачи информации о своих подчиненных в орган ПФР. Предоставлять данные Законодатель требует в определенные временные рамки.

Для этой цели предусмотрены следующие формы:

  1. Бланк РСВ -1, который применяется для ежеквартальных отчетов по взносам на страхование в ФОМС и ПФР ;
  2. Бланк РСВ-2, по которому производить отчетность обязаны главы фермерских и крестьянских хозяйств;
  3. Бланк СЗВ-М , что предназначен для ежемесячных отчетностей по каждому наемному гражданину.
Совет! Работодатели имеют возможность загрузить все формы из официального сайта Пенсионного фонда . Документы предоставляются пользователям на бесплатной основе.

Предоставлять заполненные бланки необходимо в определенные законодательством сроки. В противном случае страхователю будут предъявлены штрафные санкции.

Какую форму отчетности использовать

Начиная с 2014 года, работодатели обязаны передавать отчеты на каждого своего сотрудника, используя единую форму отчетности . Если сравнивать старый и новый бланк отчетности , то второй обладает следующими преимуществами:

  • сократился объем предоставляемой информации;
  • недопускаются несоответствия между сведениями по взносам на страхование, предоставляемыми работодателем, а также информацией по персонифицированному учету .

Новая форма содержит все данные о перечислении взносов, но накопительная и страховая части не выделяются.

Второй раздел документа содержит новый подраздел № 4. В нем требуется вписать данные о перечислении взносов по дополнительным тарифам, что зависят от результатов выполнения оценки условий труда.

Внимание! Оценка трудовых условий, начиная с 2014 года, осуществляется раз в год. До этого времени необходимо учитывать аттестационные результаты трудовых мест.

В документе не нужно вписывать размеры оплаченных взносов в индивидуальных сведениях.

Ежемесячная форма для отчетности в 2020 году


С апреля прошлого года начала действовать новый бланк для составления отчетности .

Согласно данному документу страхователь должен предъявить отчетность о своем наемном лице, с которым заключил трудовое соглашение. Отмечать также необходимо граждан:

  • которые проходили испытательный срок;
  • которые трудились по совместительству;
  • которые находились в декретном отпуске;
  • которые были уволены, но в течение отчетного месяца проработали определенное время.

В новом бланке отчетности включена следующая информация о застрахованном гражданине:

  1. Полностью ФИО лица.
  2. ИНН (если имеется).
Важно! Страхователи обязаны не только знать о необходимости сдачи такого документа, но также строго соблюдать порядок его сдачи.

В какие сроки следует предъявлять отчеты


Работодатели обязаны передавать заполненные бланки отчетов в территориальные органы Пенсионного фонда каждый квартал, то есть 4 раза в год.

Отчет должен быть предъявлен в орган до 15 числа второго календарного месяца, который следует за отчетным сроком. Такой срок предусмотрен для тех работодателей, что отправляют отчетность в бумажном виде.

Внимание! Страхователи имеют также возможность составлять электронную форму документа. Ее передача в ПФР осуществляется до 20 числа второго месяца, который следует за отчетным сроком.

Кроме того, если в работодателя работает больше 25 сотрудников, то электронный бланк в обязательном порядке заверяется электронной подписью.

При сдаче отчетности следует принимать во внимание праздничные и выходные дни, которые предусматриваются отечественным законодательством. Если последний день сдачи припадает на такой праздник и выходной, то последней датой сдачи является следующий трудовой день .

В 2018 году последним днем для предъявления формы в бумажном варианте было:

  1. 15.02.2018;
  2. 15.05.2018;
  3. 15.08.2018;
  4. 15.11.2018.

Передача электронного варианта отчетности следовало осуществить до:

  1. 20.02.2018;
  2. 20.05.2018;
  3. 22.08.2018;
  4. 21.11.2018.
Важно! Информацию по новому бланку требуется передавать каждый месяц, до 10 числа следующего календарного месяца.

В 2020 году крайние даты сдачи отчетности по форме СЗВ-М:

  • за декабрь 2019 г. 15 января 2020 г.;
  • январь — 15 февраля 2020 г.;
  • февраль — 15 марта 2020 г.;
  • март — 15 апреля 2020 г.;
  • апрель — 15 мая 2020 г.;
  • май — 17 июня 2002 г.;
  • июнь — 15 июля 2020 г.;
  • июль — 15 августа 2020 г.;
  • август — 16 сентября 2020 г.;
  • сентябрь — 15 октября 2020 г.;
  • октябрь — 15 ноября 2020 г.;
  • ноябрь — 16 декабря 2020 г.;
  • за декабрь 2020 — 15 января 2021 г.

Информацию о страховом стаже застрахованных лиц представляют работодатели единожды в год, по итогам отчетного периода (года). Отчетность передается в ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

При снятии с регистрационного учета информацию о страховом стаже застрахованных лиц организация должна представить в ПФР не позже дня представления документов для госрегистрации в ЕГРИП/ЕГРЮЛ.

ВНИМАНИЕ! Если количество работников 25 человек и более — отчетность надо представлять в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью.

ВАЖНО! На сайте ПФР в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, существенно облегчающие процесс подготовки и сдачи отчетности.

Штрафные санкции


Ст. 19 и 20 Закона № 212 от 24 июля 2009 года гласят о том, что со счетов плательщиков могут взыскать денежные средства в случае полной или частичной неуплаты в указанный законодательством период.

Внимание! Финансы должны сниматься со счета в отечественной валюте. Однако в тех случаях, когда на рублевом счету недостаточно средств, разрешается снимать деньги с валютных счетов. При этом взыскивается сумма, которая эквивалентна размеру долга в рублях.

Если сведения о наемном лице будут переданы после 10 числа или же такие данные будут неправдивыми или неполными, то на работодателя ожидают штрафные санкции. Величина штрафа составляет 500 рублей за каждого наемного человека.

Штраф выписывается страхователю в следующих случаях:

  1. данные о работниках предоставлены с опозданием;
  2. отчеты в территориальный орган ПФ передан не в установленные законодательством сроки;
  3. в предоставленных сведениях была обнаружена опечатка или ошибка;
  4. о наемных сотрудниках работодатель предоставил неполные сведения;
  5. предоставленная информация является недостоверной.
Важно! Работодатель получает решение о том, что ему необходимо оплатить штраф, на протяжении 6 дней после его вынесения. Скачать для просмотра и печати:

Последние изменения

Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы сообщать вам достоверную информацию.

Добавляйте сайт в закладки и подписывайтесь на наши обновления!

Посмотрите видео об изменениях отчетности в Пенсионный фонд

5 сентября 2017, 19:57 Янв 6, 2020 16:43